Organizar encomendas recebidas por email com o Claude
Uma encomenda recebida por email pode trazer a informação repartida entre a mensagem e um documento anexo. O cliente indica no email o local de entrega e junta um PDF com os artigos que pretende receber. Quem prepara o registo no programa da empresa precisa de consultar ambos, reunir as quantidades e perceber se falta algum dado antes de avançar.
O Claude pode ajudar a organizar este trabalho. Ao juntar o texto da mensagem e o PDF numa conversa, pode pedir-lhe que reúna os dados da encomenda numa tabela e assinale o que falta esclarecer. Essa informação fica disponível para preparar o registo e pode ser atualizada quando o cliente responder ou alterar o pedido.
Reunir os dados da encomenda
Comece por fornecer o texto do email e o PDF a que a mensagem se refere. O email pode conter informação que não aparece no anexo, como o destino da entrega ou uma indicação para substituir uma quantidade. A explicação que se segue parte de um PDF com texto legível, como um documento exportado por um programa de faturação.
Peça ao Claude que organize os artigos numa tabela, com uma linha por artigo e colunas para a referência do cliente, a descrição, a quantidade e a unidade. O nome do cliente, a referência da encomenda e o local de entrega podem ficar acima da tabela, porque são comuns ao pedido. Se houver outros campos necessários ao registo, indique-os também.
No mesmo pedido, explique que os dados ausentes devem ficar assinalados como por esclarecer. Uma quantidade sem unidade, por exemplo, pode corresponder a caixas ou a unidades individuais. Ao deixar essa falta visível, a tabela ajuda a localizar a dúvida antes de preparar uma quantidade diferente da pretendida. Se o email e o anexo apresentarem informação contraditória sem dizer qual prevalece, peça que essa diferença também seja indicada.
Com os dados reunidos, pode consultar as linhas da encomenda sem alternar entre a mensagem e as páginas do documento. Antes de os passar para o programa da empresa, confira as referências, quantidades e unidades com o pedido recebido. Se o cliente usar referências próprias, faça a correspondência com os códigos internos através do catálogo ou da tabela de correspondências que a equipa já utiliza.
Pode aproveitar a tabela diretamente para preencher o programa ou copiá-la para a folha onde prepara os registos. Nesse caso, mantenha as referências como texto, para conservar eventuais zeros iniciais. A organização dos dados apoia esta preparação; a disponibilidade dos artigos e as condições comerciais continuam a ser tratadas no processo habitual da equipa.
Esclarecer dúvidas e atualizar o pedido
Quando faltar informação, pode continuar na mesma conversa e pedir um rascunho de email com as dúvidas que precisam de resposta. Indique que a mensagem deve identificar a encomenda e os artigos em causa, para o cliente perceber a que linhas se refere. Depois de ajustar o texto, pode usá-lo na resposta ao cliente e manter os campos pendentes assinalados enquanto aguarda.
Assim que receber o esclarecimento, junte-o à conversa e peça ao Claude que atualize os dados da encomenda, indicando o que mudou. A resposta pode preencher uma unidade em falta, mas também alterar uma quantidade ou o destino da entrega. Ao pedir uma versão atual e a identificação das alterações, fica mais fácil conferir esses pontos com a nova mensagem.
Se o cliente estiver a corrigir uma quantidade anterior, essa quantidade deve ser substituída na linha existente. Quando não for claro se pretende uma alteração ou um pedido adicional, a dúvida precisa de ser esclarecida antes do registo. Desta forma, a conversa pode acompanhar a evolução da encomenda até haver informação suficiente para a passar para o programa da empresa.
Preparar automaticamente as encomendas seguintes
Quando este trabalho se repete com frequência, pode fazer sentido preparar os dados à medida que as mensagens chegam. Ferramentas de automatização como o n8n ou o Zapier permitem configurar ligações entre aplicações. Quem tem à vontade com este tipo de configuração pode conseguir montar e ajustar parte do percurso, dependendo das ligações disponíveis e das regras que precisa de aplicar.
No n8n, uma possibilidade seria ligar a caixa de encomendas à leitura dos anexos e a um modelo de IA. A chegada de uma mensagem iniciaria o processamento: o texto do email seria reunido com o texto extraído do PDF e enviado ao modelo para organizar os campos definidos pela equipa. O resultado ficaria guardado numa lista para revisão, com os dados em falta assinalados. A documentação de receção de email do n8n explica a ligação a uma caixa compatível com IMAP e a recolha dos anexos.
A configuração teria de indicar que mensagens tratar, que campos recolher e onde guardar os dados e os documentos. A pessoa responsável pelas encomendas poderia então abrir os pedidos preparados, consultar os originais e corrigir os campos necessários antes de os passar para o programa da empresa. Os documentos que não pudessem ser lidos ficariam disponíveis para tratamento manual. Assim, a preparação automática já seria útil mesmo que o registo final continuasse a ser feito pela equipa.
As respostas dos clientes também poderiam atualizar essa lista. Para isso, seria necessário associar cada mensagem à encomenda existente, usando a identificação do cliente e do pedido, juntamente com a conversa de email. As regras teriam de distinguir uma alteração de um novo pedido e reconhecer reenvios para evitar duplicações. Quando essa associação fosse ambígua, a mensagem ficaria para decisão da equipa.
Acompanhar as encomendas numa aplicação da equipa
Se várias pessoas participam na preparação e no registo, pode ser útil ter um ecrã que reúna o trabalho pendente de cada encomenda. Uma solução própria permitiria desenhar esse ecrã em função da forma como a equipa trabalha: apresentar os artigos ao lado dos documentos de origem, destacar os campos por esclarecer e disponibilizar a ação de aprovar o registo no momento adequado.
Cada encomenda poderia conservar o seu estado e um histórico das alterações, incluindo os esclarecimentos recebidos e as correções feitas pela equipa. Quem retomasse o pedido conseguiria perceber o que já foi tratado e o que falta fazer, sem reconstruir a sequência através das mensagens. As regras da aplicação poderiam, por exemplo, impedir o envio para registo enquanto faltasse uma unidade e voltar a pedir revisão se chegasse uma alteração depois da aprovação.
Uma ligação ao programa da empresa permitiria enviar os dados aprovados e receber a confirmação do registo, atualizando o estado da encomenda. Essa possibilidade depende das formas de importação ou de ligação que o programa disponibiliza. A resposta do cliente e a confirmação do programa passariam, assim, a alimentar o mesmo pedido, com regras para decidir o que atualizar e quando pedir intervenção à equipa.
O interesse de desenvolver esta aplicação estaria no controlo sobre esses comportamentos e sobre os ecrãs usados no trabalho diário. A implementação poderia aproveitar uma plataforma de automatização para receber os emails ou ligar sistemas, mantendo numa aplicação própria a revisão das encomendas. A escolha depende das necessidades da equipa e do que as ferramentas existentes já permitem configurar, incluindo o trabalho de manutenção de cada opção.
Se quiser ajuda para automatizar a preparação das encomendas ou criar uma aplicação ligada aos programas da sua empresa, pode entrar em contacto comigo.