Conferir recebimentos com o Codex e acompanhar as respostas dos clientes
Quando entra uma transferência de um cliente, o extrato mostra quanto dinheiro chegou à conta. Para registar o recebimento, quem trabalha na tesouraria precisa também de saber quanto desse valor atribuir a cada fatura. Por vezes, o cliente envia por email o detalhe do pagamento. Outras vezes, indica apenas a obra a que o pagamento diz respeito, e é preciso consultar a conta corrente para perceber que faturas poderá ter pago.
Se ainda houver dúvidas, a conferência pode ficar a meio enquanto se espera por uma resposta do cliente. Quem retomar o assunto vai precisar de saber o que já foi conferido, que esclarecimento foi pedido e se alguém entretanto registou o recebimento. O Codex pode ajudar a preparar a distribuição pelas faturas e a revê-la quando chegar informação nova.
Preparar a conferência de uma transferência
Exemplo fictício. Os movimentos, as faturas, as mensagens e a intervenção da tesouraria descritos a seguir foram criados para ilustrar a conferência.
No dia 10 de novembro, a Oficina do Vale transfere 1 500 €. No extrato, o movimento B31 traz a descrição «Lote 77». A equipa tem também a conta corrente do cliente e um email dessa manhã com um aviso de pagamento. Quem vai conferir o recebimento pode reunir esses documentos numa pasta a que o Codex tenha acesso e explicar o que precisa por palavras suas.
Preciso de conferir esta transferência. A que faturas parece corresponder e quanto devo atribuir a cada uma? Mostra-me o que te leva a essa conclusão e o que falta esclarecer com o cliente.
Na conta corrente da Oficina do Vale estão em aberto faturas de duas obras. Na obra Norte, a FT81 tem um saldo de 1 000 € e a FT82 de 500 €. Juntas, perfazem os 1 500 € que entraram no banco. A dificuldade percebe-se ao consultar as faturas da obra Sul. Também aí seria possível distribuir o valor por inteiro, pagando os 1 200 € da FT83 e os 300 € da FT84.
O aviso do cliente ajuda a escolher entre estas possibilidades. Refere o mesmo lote 77 que aparece no extrato e indica que o pagamento diz respeito à obra Norte. Com a informação disponível nesse dia, faz sentido propor 1 000 € para a FT81 e 500 € para a FT82. Fica também claro o que falta confirmar. O cliente identificou a obra, mas não discriminou as faturas nem o valor que destinou a cada uma.
Nessa tarde, a Ana, da tesouraria, pede o detalhe ao cliente. Na ficha do movimento B31 deixa uma nota datada a indicar que já fez o pedido e que vai aguardar a resposta antes de registar o recebimento. Se um colega consultar a ficha ao fim do dia, sabe por que razão o movimento continua pendente e que o cliente já foi contactado.
Retomar o recebimento quando chega a resposta
Na manhã de 11 de novembro, o cliente responde à Ana. Explica que se enganou ao indicar a obra no aviso do lote 77. Pagou a FT83 por inteiro e destinou o restante à FT81. A FT84 fica para a próxima transferência.
A Ana pode juntar a resposta à pasta, juntamente com a ficha onde ficou a proposta do dia anterior e a sua nota. Basta pedir ao Codex que reveja a distribuição à luz do que o cliente acabou de explicar. Desta vez, a indicação é suficientemente precisa para calcular o pagamento parcial. Depois de atribuir 1 200 € à FT83, sobram 300 €. O saldo da FT84 coincide exatamente com esse valor, mas o cliente identifica a FT81 como destinatária dos 300 € e diz expressamente que pagará a FT84 mais tarde.
A Ana pode então conferir a nova proposta com a resposta que recebeu. Se confirmar e registar a distribuição, a FT83 fica liquidada e a FT81 fica com 700 € por pagar. A FT82 continua com 500 € em aberto e a FT84 com 300 €. Até a Ana fazer esse registo, estes valores descrevem o efeito previsto da proposta.
Na ficha partilhada, convém conservar a primeira distribuição com a indicação de que foi substituída e associar a nova à resposta de 11 de novembro. Assim, se for outro colega a terminar a conferência, consegue perceber por que apareceram inicialmente duas faturas da obra Norte e por que motivo apenas uma delas vai receber parte do pagamento. A nota da Ana mostra-lhe que o esclarecimento já foi pedido. A resposta do cliente permite-lhe avançar diretamente para a revisão dos valores. Quem fizer o registo pode assinalá-lo na ficha para que a próxima pessoa saiba que o assunto está tratado.
Acompanhar os recebimentos que ficam pendentes
Enquanto forem poucos, estes casos podem ser acompanhados numa folha partilhada, com uma linha por movimento e uma ligação à respetiva ficha. Ao retomar o trabalho, a equipa consegue distinguir os recebimentos que ainda aguardam uma resposta daqueles que já têm informação para rever. Se uma mensagem disser apenas «sim, está certo», quem a recebeu pode juntar também a pergunta a que o cliente respondeu. Se mesmo assim continuar por esclarecer que fatura foi paga, o movimento fica pendente com essa dúvida concreta.
Quando a equipa tem de consultar a caixa de correio várias vezes por dia, procurar cada movimento e copiar as respostas para as fichas, pode fazer sentido ligar o correio ao local onde acompanha os recebimentos. Com acesso autorizado às mensagens e aos registos, uma integração poderia procurar o movimento a partir do cliente e da referência indicada no email. No caso da Oficina do Vale, o lote 77 permitiria recuperar a ficha B31 e apresentar a correção à pessoa que estava à espera dela, junto da distribuição anterior e da nova proposta.
Se uma resposta puder dizer respeito a várias transferências, a equipa precisará de escolher o movimento antes de lhe associar a mensagem. E se a correção chegar depois de o recebimento ter sido registado, o que interessa é mostrar a resposta a quem pode rever esse registo. Para isso, a integração precisa de conhecer o estado atual do recebimento, seja através da indicação deixada pela equipa, seja por ligação ao programa onde os recebimentos são registados.
Se quiser ligar as respostas dos clientes aos recebimentos que a sua equipa tem por conferir e precisar de ajuda a implementar essa integração, entre em contacto comigo.