Comparar propostas de fornecedores com IA

12 de novembro de 2026 · 8 min de leitura

Quando se pedem propostas a vários fornecedores, é habitual receber a informação organizada de formas diferentes. Um apresenta o preço por unidade, outro vende em embalagens e outro inclui o transporte no valor final. Mesmo conhecendo bem o produto, quem prepara a compra precisa de reunir essas condições antes de perceber como se comparam.

O trabalho continua quando falta um valor ou chega um esclarecimento. É preciso voltar à proposta certa, atualizar a comparação e explicar aos colegas o que mudou. Uma tabela ajuda, mas a sua preparação exige ler as mensagens e distinguir condições que parecem semelhantes, como o prazo de expedição e o prazo de entrega.

O ChatGPT pode ajudar a organizar essa informação numa conversa: recebe as propostas, prepara a comparação e permite aprofundar o que falta esclarecer. A documentação da OpenAI sobre a utilização do ChatGPT descreve este trabalho com texto e documentos, incluindo a comparação e os pedidos de seguimento.

Reunir as condições na mesma tabela

A compra é de 200 caixas C-30. Para este exemplo, considera-se que ambos os fornecedores oferecem o produto pedido, com as mesmas dimensões e características. Numa compra real, essa equivalência deve vir da especificação ou das propostas; uma referência parecida não basta para a estabelecer.

O fornecedor A apresenta um preço por caixa. O fornecedor B vende embalagens de 20 caixas, e ainda não indica o custo do transporte. Os textos completos ficam abaixo para experimentar a comparação.

Propostas usadas no exemplo

Pedido de compra: 200 caixas C-30, com as dimensões e características acordadas com ambos os fornecedores. Entrega na mesma morada. Os prazos indicados contam a partir da confirmação da encomenda. Todos os valores são sem IVA.

Proposta A: 200 caixas C-30 a 1,15 € por caixa. Transporte: 18 €. Entrega até cinco dias úteis após a confirmação da encomenda. Pagamento a 30 dias após a entrega.

Proposta B: 10 embalagens de 20 caixas C-30, a 21 € por embalagem. Transporte por confirmar. Expedição até três dias úteis após a confirmação da encomenda. Pagamento de 50% na adjudicação e 50% antes da expedição.

Com as propostas na conversa, peça ao ChatGPT uma tabela para comparar a compra de 200 caixas. Indique que pretende ver o preço por caixa, o custo dos produtos, o transporte e o total sem IVA, juntamente com os prazos e o pagamento. Peça também que mostre a conversão das embalagens em caixas e deixe assinalada a informação em falta.

A comparação fica organizada assim:

A conversão permite comparar a mesma quantidade: as dez embalagens de B contêm as 200 caixas necessárias. O preço das caixas é inferior em B, mas os 210 € ainda não correspondem ao custo completo da compra. Ao conferir a resposta, esta é uma distinção concreta a procurar: o transporte em falta tem de continuar visível, sem ser tratado como zero.

Aproveitar a comparação para pedir esclarecimentos

A tabela dá uma base para continuar a conversa. Pode pedir ao ChatGPT que prepare uma mensagem curta ao fornecedor B, perguntando o custo do transporte para a morada da empresa e o prazo de chegada das caixas. Acrescente a data em que prevê confirmar a encomenda, para que o fornecedor possa responder para essa situação.

O prazo de expedição indica quando as caixas saem do fornecedor. Por isso, os três dias úteis da proposta B ainda não permitem concluir que a entrega será mais rápida do que em A. A pergunta sobre a chegada resolve uma dúvida que a comparação de preços, por si só, deixaria em aberto.

Também é útil pedir uma explicação das diferenças de pagamento para acompanhar a tabela. Em B, a totalidade é paga antes da expedição; em A, o pagamento acontece 30 dias depois da entrega. Essa diferença deve continuar visível quando a equipa avaliar as propostas.

Atualizar a comparação com a resposta do fornecedor

O fornecedor B esclarece entretanto que o transporte custa 22 € sem IVA e que a entrega ocorre até cinco dias úteis após a confirmação da encomenda. As restantes condições mantêm-se.

Acrescente essa resposta na mesma conversa, identificando-a como um esclarecimento de B, e peça a atualização da tabela. Pode pedir que indique o que mudou, para ser mais fácil transmitir a nova informação aos colegas. A parte atualizada da comparação passa a ser:

Com o transporte incluído, a diferença é de 16 € a favor de B. O limite de entrega é agora comparável, porque ambos os prazos contam a partir da confirmação da encomenda. B mantém a expedição até três dias úteis e o pagamento antecipado previsto na proposta inicial.

Pode levar esta tabela para o documento usado pela equipa para acompanhar a compra, juntamente com as propostas e a resposta de B. Se precisar de a apresentar a um colega, peça ainda um parágrafo que explique a diferença de custo e as condições de pagamento. Fica assim preparada a informação para a decisão, com acesso aos documentos que a sustentam.

Usar a ferramenta que a equipa já tem

A escolha do assistente pode partir da ferramenta que a equipa já utiliza e do local onde guarda as propostas. O trabalho a pedir continua a ser reunir preços e condições, deixando claras as perguntas que faltam fazer ao fornecedor.

O Claude é uma alternativa natural para quem já está habituado a trabalhar com ele. Pode receber as propostas em documentos como PDF ou DOCX, para pedir uma comparação e preparar os esclarecimentos necessários.

O Grok também pode fazer sentido por preferência ou hábito de utilização. No site e nas aplicações Grok, é possível analisar documentos anexados e comparar ficheiros, aproveitando as propostas para identificar diferenças nas condições de compra.

Para quem já usa Microsoft 365 Copilot e tem as propostas no OneDrive, a comparação de ficheiros no OneDrive permite começar pelos documentos que a equipa ali guarda e aprofundar as diferenças com perguntas de seguimento.

O Gemini pode ser conveniente quando o trabalho da equipa já passa pelo Google Drive. Ao disponibilizar os ficheiros na conversa, pode pedir uma comparação das propostas e usar a informação reunida para preparar as perguntas ao fornecedor.

Preparar novas comparações a partir do email

Se as propostas chegam com frequência, reunir mensagens e atualizar tabelas começa a ocupar uma parte recorrente do trabalho. Pode então fazer sentido criar uma integração que prepare a comparação quando chega informação nova.

Uma possibilidade é usar o n8n, que permite ligar diferentes aplicações. Numa empresa que use Gmail, o componente de receção de mensagens pode procurar novos emails em intervalos definidos e iniciar esse trabalho. O percurso seguinte é uma possibilidade de implementação, ainda por construir e testar.

A integração associaria cada mensagem a uma referência comum de compra, como COMPRA-C30-001. Assim, as propostas de A e B e os esclarecimentos posteriores ficariam reunidos no mesmo registo, mesmo chegando em conversas de email diferentes. O n8n permite guardar e procurar registos; a regra que liga cada mensagem à compra seria definida na implementação. Quando a associação fosse incerta, a pessoa responsável indicaria a compra correta.

Com a mensagem nova e as propostas anteriores reunidas, um modelo de IA poderia extrair os campos necessários à comparação. O sistema calcularia os totais a partir desses valores e prepararia uma versão atualizada, conservando a ligação às mensagens originais. Este funcionamento usaria um acesso próprio ao modelo de IA, separado da conversa do exemplo no ChatGPT.

A pessoa responsável receberia a comparação e a alteração que a originou. Depois da sua revisão, a versão aprovada ficaria disponível no registo partilhado e a equipa receberia um aviso por email com a respetiva ligação. O n8n dispõe de operações para enviar mensagens e aguardar aprovação, que podem fazer parte desse percurso.

Passar da comparação numa conversa para este funcionamento automático implica ligar o email ao registo onde a equipa acompanha as compras e guarda as propostas. Com essa ligação, os novos esclarecimentos poderiam dar origem a uma comparação atualizada, pronta para a pessoa responsável rever, sem ter de voltar a reunir a informação manualmente.

Se a sua equipa quiser automatizar esta comparação e precisar de ajuda para integrar as ferramentas que utiliza, entre em contacto comigo.